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​7方面教你提高投标文件的编制质量

  在投标过程中,投标文件的编制要求是既细致又全面,既准确又快捷,对招标文件的理解和响应是不允许出现任何偏差或疏漏,投标文件是评标的主要依据,对投标人中标与否起着极其重要的作用。以下是中建网小编简单分析如何提高投标文件的编制质量。


  一、编制计划,明确分工

  投标工作有其独特的专业性、系统性和连续性,因此必须进行科学、严密的组织和筹划。对确定参与投标的项目应及时购买招标文件,成立投标小组,设专人负责。在编制投标文件前,投标组长应及时组织召开编制会议,介绍投标项目情况,制定编制投标文件的详细工作计划,明确投标报价、施工组织设计和综合三个小组的工作内容和责任、确定编制投标文件的标准等。

  二、详细阅读招标文件

  招标文件是对招投标双方都具有约束力的法律文件,招标人对投标人的要求完全体现在招标文件中。因此,投标人在编制投标文件前,必须把招标文件从头到尾认真仔细地阅读,不放过任何一个细节和疑问,对重要的内容要反复研读,加深理解,同时应认真审查本招标项目的施工图纸、核对工程量清单。

  招标文件是编标的依据,每个参加编标的工作人员均须详细阅读招标文件及有关招标资料,充分了解招标文件的内容和要求,了解该工程的特点,施工环境条件以及施工的重点和难点,仔细领会业主的意图,以便编标过程中完全地、不折不扣地响应招标文件的要求。

  三、考察现场与参加标前会议

  业主在发售招标文件后的一定时间,一般都会组织投标人对现场及其周围环境进行一次考察,以便使投标人自行查明或核实有关编制投标文件所必须的一切资料。

  考察现场,充分掌握工程所在位置及周围环境条件情况是编好标书的重要环节。通过考察现场须了解、掌握的情况包括:施工位置的地形、地貌特征,河流及水文、气候条件,用水、用电,进场道路、交通运输条件、通讯,地材及其它施工材料,当地的民风、民情、社会经济条件与环境等。

  对在考察现场过程中存在的疑问需要业主或招标代理单位澄清与明确的问题,投标小组归纳汇总后,按照规定的时间以书面的形式提交给业主或招标代理,寻求澄清与答复。

  参加业主主持召开的标前会议。业主在标前会议上会对招标文件作出一些补充说明、错误的修正或者对投标文件有进一步的、具体的要求,并且会与设计单位或有关单位一起对各投标单位提出的疑问作出初步答复。会后业主会对标前会上的内容以补遗书和答疑书的形式发给各投标单位。补遗书、答疑书和其它正式有效函件,均是招标文件的组成部分,与招标文件的其它内容具有等同的地位,其内容、要求必须完全、切实地贯彻到编标过程中。

  四、召开施组设计方案会议

  切实、合理可行的施工组织设计方案是投标文件的重要组成部分,它往往体现着公司的整体实力和施工水平,直接影响着投标书的质量,对是否中标起着关键性的作用,应予以足够重视。

  经营部投标小组成员必须参加施工组织设计方案会议,会上应先由施组负责人介绍工程概况,招标文件的要求,现场踏勘及标前会议情况,然后提出初步的施工组织设计方案,并指出其重点、难点以及需要讨论确定或需要进一步优化的方案,供与会者讨论、比较、分析、研究,最后形成一个统一的、最合理的施工组织设计方案。

  五、编制标书

  1、投标书目录的确定

  招标文件中对投标文件的内容与格式都有一定的要求,确定目录之前,应详细、反复阅读招标文件中有关的内容,不能有遗漏。根据编出全面的、完全响应标书要求的目录来编制投标文件的内容。

  2、工作分工

  投标工作是一个系统工程,既要分工,又要合作、协调与配合。按照技术标和商务标的要求,对编制的内容进分工,一般3-4个人完成,每个人负责相应的内容,并且规定完成的时间,一般要提前2至3天完成以便汇总、复核及审查。

  3、编标过程

  编标过程中,参加编标的人员都应熟悉招标文件,清楚了解所确定的施工组织设计方案,无论负责哪一部分内容,都要仅仅围绕着既定的方案、招标文件的要求来做,积极响应招标文件要求。

  每个编制人员应在一起经常沟通、交流,以使每个人所编制部分的内容在总体上具有一致性,避免产生相互不一致甚至自相矛盾的现象。若碰到什么疑问或困难,及时与负责人沟通,负责人与各编标人一起商量、讨论,或向主管经理反映,经研究确定后通知各编标人,以求得标书的统一性与一致性。

  4、标书的审查

  标书完成汇总后,标书的审查也是必不可少的。审查的内容主要有以下几个方面:工期是否合理,能否满足招标文件的要求?人员、机械设备是否按照招标文件中强制性标准的要求配置?施工组织设计是否合理可行?工程质量保证措施是否可靠?报价大小写是否一致?工程量清单数据有误偏差等等。

  一般来说,编标的时间都比较短,而内容又比较多,在编标过程中会有这样或那样的错误是在所难免的,尤其是不可能每个参加编标的人员都对招标文件进行全面、详细的阅读和理解,因而,标书的统一性与一致性、对招标文件的响应性和符合性应为标书审查的主要任务和内容,避免投标书与招标文件中的条款与规定有重大偏差。

  5、标书的修改

  标书审查后,编标负责人应根据审查的结果和意见,结合该标的实际情况确定标书修改的原则、方法与具体要求,并详细通知每个编标人员。编标人员根据要求及时对标书进行修改,形成标书初稿,并由负责人审核修改的情况,最后定稿。

  6、标书的输出

  标书的打印输出是标书后期工作中的重要一环,因为标书的输出工作量大,输出的质量直接影响到标书的观感效果和标书的总体质量。

  标书必须按照招标文件规定的格式、内容填写,要作到版面整洁、排版统一合理、整齐美观,除业主另有要求外,标书的排版应有统一的要求,包括标题、字体、间距、页边、页脚页眉与图纸的线条、字型、边框等等,都应有具体统一的标准,保证整体标书工整。

  六、标书的送交

  投标文件编制工作一定要在开标日期前2~3天完成,以留出时间对投标文件作最后的检查、复核或局部修改。根据经验,由于编制投标文件的时间过于紧张和匆忙,因此很容易在一些细节上出问题,从而造成废标。为确保编标质量和减少疏漏,要求编标人员在编制完投标文件后,必须由专人进行检查复核,最后经分管领导审核后才能定稿。

  参加开标的人员要积极主动完成投标文件递交前的各项工作。投标文件的装订及数据拷盘、U盘标签的检查,投标文件的盖章、签字、包装、密封等工作。准备好递交投标文件时要按照招标文件的要求携带身份证、授权书、公证书、投标保证金收据、电汇凭证、各种证件原件和资料等。

  七、投标资料的汇总、整理

  投标后,应及时对投标资料进行汇总,把每个人所做的内容都收集放在一起,并标明该工程的主要结构形式、特点及主要施工方案等,以供以后查找资料方便。

  想办法搜集其他投标单位的投标报价资料,分析研究对手的实力、特点与以往的投标情况,作出合理、科学的分析,总结经验,以利以后的投标工作。

  

总体来说,投标文件的编制必须慎之又慎,要有一个“细”字贯穿全过程,因为这项工作具有严格的时限性,不容许有错,错了就会造成废标,便没有改正的机会。因此编标人员,只有树立高度的责任感,利用高超的业务水平,经过认真细致的一系列工作,才能编制出高质量的投标文件,提高中标机会。



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